Транспортная накладная: что это и как ее заполнить

Что такое транспортная накладная

По форме это трехсторонний договор, который заключается между отправителем, перевозчиком и получателем. В ТН фиксируется наименование груза, направление перевозки, сроки и условия транспортировки.

Транспортная накладная оформляется не менее чем в 3-х экземплярах (по одному для каждой из сторон: отправителя, перевозчика и получателя) и сопровождает груз от точки отправки до точки назначения.

Что такое транспортная накладная для каждого из участников перевозки?

Для грузоотправителя:

1Юридическое подтверждение передачи груза. Подпись перевозчика в ТН доказывает, что груз был принят в оговоренном количестве и состоянии.
2Основание для списания товара. ТН — это первичный учетный документ для бухгалтерии отправителя, на основании которого стоимость груза списывается с баланса.
3В ТН фиксируются требования к перевозке: температурный режим, хрупкость и т. д. Это важно в случае возникновения споров о повреждении груза.
4Расчет стоимости перевозки. В ТН указывается, кто и как оплачивает перевозку. Если отправитель является плательщиком, то накладная для него — документ для оплаты услуг перевозчика.
5Контроль за движением. По номеру и данным ТН отправитель может отслеживать, где находится его груз.

Для перевозчика:

1Подтверждение принятия ответственности за груз.
2Инструкция по перевозке. ТН содержит все необходимые данные для водителя: что везти, куда, кому сдавать, особые условия.
3Документ для предъявления получателю. Без ТН получить груз невозможно.
4ТН служит документом для выставления счета за услуги перевозки.
5Защита в случае претензий. Отметки в накладной о состоянии груза при приемке и обо всех событиях в пути (простой, повреждение упаковки) защищают перевозчика от необоснованных претензий.
6Водитель должен иметь при себе ТН для предъявления контролирующим органам (например, ГАИ).

Для грузополучателя:

1Предъявление ТН — основание для выдачи груза со склада перевозчика.
2Накладная является основанием для бухгалтерского учета: по ней производится оприходование товарно-материальных ценностей.
3Сверка количества и состояния происходит по данным в ТН. При обнаружении расхождений в накладной ставится соответствующая отметка и оформляется претензия.
4Запись в ТН помогает установить, на каком этапе (погрузка, транспортировка, выгрузка) произошел инцидент и кто должен нести ответственность.

В чем разница между транспортной накладной и товарно-транспортной накладной

Это очень распространенный вопрос, нередко вызывающий путаницу и затруднения в принятии решения, какую именно накладную следует оформить.

Транспортная накладная — это документ, подтверждающий между тремя сторонами договор перевозки груза.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) выполняет две функции: учет товарной стоимости (для бухгалтерии) и учет транспортной работы.

Транспортная накладная обязательна при оформлении договора на коммерческую автоперевозку груза, если ее осуществляет привлеченный исполнитель. То есть, если вы нанимаете транспортную компанию для доставки, ТН необходимо оформить в любом случае. Отсутствие документа вызовет сложности в подтверждении расходов на логистику при расчете налогообложения.

Товарно-транспортная накладная обязательна при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции независимо от того, кто осуществляет перевозку. Но преимущественно этот документ используется тогда, когда груз доставляет сам поставщик силами своего автопарка. В этом случае ТТН используют для внутреннего учета работы транспорта и обоснования списания ГСМ. Еще один случай оформления товарно-транспортной накладной — когда это является условием договора с контрагентом.

Когда обязательна транспортная накладная

Этот документ необходим в абсолютном большинстве ситуаций, когда речь идет о предпринимательской или хозяйственной деятельности с использованием автомобильного транспорта на дорогах общего пользования.

В каких случаях нужна транспортная накладная?

1При любой коммерческой перевозке груза между юридическими лицами и/или индивидуальными предпринимателями.

Это самый частый случай оформления ТН. Например, доставка товара от завода дистрибьютору, перевозка сырья для производства, перемещение оборудования между офисами и т. д. — всё это основания для составления транспортной накладной.
2При перевозке по договору с профессиональным перевозчиком или экспедитором.

Независимо от того, кто является владельцем груза, привлечение сторонней транспортной компании или перевозчика, являющегося ИП, обязывает составить ТН.
3Даже если перевозчик и заказчик — одно лицо (например, свой собственный транспорт в компании), ТН все равно необходимо составить.

Если груз принадлежит юридическому лицу и перевозится его же транспортом, но для производственных или коммерческих целей, транспортная накладная подтвердит перемещение материальных ценностей и затраты на перевозку.
4При перевозке для государственных или муниципальных нужд в рамках госзаказа.

Может показаться, что при любой грузоперевозке оформляют транспортную накладную, но на самом деле это не так. ТН не требуется:

при перевозке личных вещей граждан (доставка мебели из магазина, переезд и т. п.);
при перемещении груза внутри складов или предприятий, если маршрут не предусматривает выезд на дороги общего пользования;
в пассажирских и почтовых перевозках;
для некоторых видов специализированного транспорта (например, инкассаторского).

Кто и когда оформляет транспортную накладную

Ответ на вопрос, кто должен оформлять транспортную накладную, лежит на поверхности: это обязанность отправителя. Он лучше всех знает характеристики груза, объем, условия перевозки и т. д.

Накладная составляется в трех экземплярах. По итогу перевозки по одной ТН должно быть у отправителя, у перевозчика и у получателя.

Вот как правильно заполнить транспортную накладную:

1Инициатор отправки пишет данные отправителя и получателя, описывает груз максимально подробно, указывает, куда именно необходимо доставить и как перевозить (это критически важно, потому что условия перевозки грузов отличаются и влияют на качество доставки).
2ТН отдают водителю машины, прибывшей на погрузку.
3Перевозчик проводит сверку: сопоставляет фактическое количество мест и состояние груза с данными в накладной. Если расхождений нет, он подписывает документ и ставит печать. Это является свидетельством того, что груз был принят и отправлен в доставку.
4Накладная должна двигаться вместе с грузом. На любом этапе транспортировки машина может быть остановлена контролирующими органами, и водитель будет обязан предъявить накладную для проверки.
5Прибыв в пункт назначения, перевозчик отдает накладную получателю. Тот ставит свою подпись, тем самым подтверждая доставку груза в целости и без нареканий.

Какие данные должны быть в накладной

Мы выяснили, кто выписывает транспортную накладную. Теперь разберемся в ее содержании. Если вам предстоит самостоятельно заполнить ТН, изучите эту таблицу: она объясняет, что и с какой целью указывается в документе.

Раздел накладной	Какие данные должны быть указаны	Пояснения и важность
1. Информация об участниках сделки	— Полное наименование и организационно‑правовая форма (для юрлиц) или ФИО (для ИП/физлиц). — Почтовый адрес и фактический адрес (могут отличаться). — ИНН, КПП (для юрлиц) — критично для бухгалтерии. — ФИО, должность и телефон ответственного лица от каждой стороны (отправитель, перевозчик, получатель).	Этот блок идентифицирует стороны договора перевозки. Отсутствие реквизитов может привести к проблемам с налоговым учётом и сложностям при предъявлении претензий.
2. Данные о грузе	— Точное наименование каждого вида товара (как в товаросопроводительных документах). — Количество мест (коробок, паллет, штук). — Вес (брутто и нетто, в кг) и объём (в м³, если применимо). — Тип упаковки (картон, паллет, бочка и т. д.). — Объявленная ценность груза — сумма, на которую отправитель оценивает товар. — Класс опасности (ООН номер, знак опасности), если груз опасный. — Код ТН ВЭД/ЕТСНГ — для международных перевозок или специфичных товаров.	Самый важный раздел для приёма‑передачи. Все данные должны быть сверены сторонами при погрузке. Объявленная ценность определяет размер ответственности перевозчика.
3. Условия перевозки и маршрут	— Точные адреса пункта погрузки и пункта разгрузки (с индексами). — Дата и время подачи транспортного средства и приёма груза. — Сведения о ТС: марка, модель, государственный регистрационный номер. — Сведения о прицепе/полуприцепе (при наличии). — ФИО и данные водителя (водительского удостоверения, паспорта). — Особые отметки и условия: «Верх», «Не кантовать», «Хрупкое», «Боится сырости», температурный режим (от +2 °C до +6 °C).	Фиксирует логистические параметры. Особые отметки перекладывают ответственность за их несоблюдение на перевозчика. Данные водителя и ТС нужны для его допуска на территорию и идентификации.
4. Финансовые условия	— Полная стоимость услуг перевозки (фрахт) с указанием НДС. — Форма расчётов (наличный/безналичный). — Указание плательщика: отправитель или получатель (фрахт). — Сроки и порядок оплаты (предоплата, постоплата).	Основание для оплаты услуг перевозчика. Чёткое указание плательщика исключает споры.
5. Отметки и подписи сторон (юридически значимый блок)	— Подпись и расшифровка подписи грузоотправителя, дата и печать (штамп) при сдаче груза. Фиксирует факт передачи. — Подпись перевозчика и её расшифровка, дата приёмки груза. Подтверждает принятие ответственности. — Подпись, расшифровка, дата и печать (штамп) грузополучателя при получении груза. Подтверждает исполнение договора. — Запись о наличии/отсутствии претензий по количеству, качеству, целостности упаковки со стороны получателя. Ключевая отметка для закрытия ответственности перевозчика.	Самый критичный раздел. Без подписей и отметок документ теряет юридическую силу. Запись о претензиях (или их отсутствии) — главное доказательство при разборе спорных ситуаций.
6. Дополнительная информация (при необходимости)	— Номер и дата договора перевозки/экспедиции. — Список прилагаемых документов (счета‑фактуры, сертификаты, паспорта безопасности). — Условия страхования груза и страховщик. — Порядок и сроки рассмотрения претензий.	Помогает связать ТН с другими документами сделки и уточняет дополнительные договорённости.

Что будет, если оформить накладную неправильно

Ошибка в оформлении ТН влечет за собой юридические, финансовые и логистические риски. Вот какие последствия она может иметь.

Юридические и правовые:

Если в ТН нет ключевых данных, в суде будет сложно доказать сам факт заключения договора и его условия. Это критично при взыскании оплаты с заказчика или при возмещении ущерба с перевозчика.
Без правильно оформленной ТН, особенно без отметок о состоянии груза при приемке и сдаче, невозможно доказать, где и когда произошла порча, потеря или хищение груза. Шансы выиграть спор стремятся к нулю.
Перевозчик отвечает за утрату/повреждение груза в пределах его объявленной ценности, указанной в ТН. Если эта графа пуста, ответственность может рассчитываться исходя из всей стоимости груза по бухгалтерским документам, что часто бывает в разы выше.
Проблемы с контролирующими органами. При проверке у водителя должна быть правильно оформленная ТН. Ее отсутствие или грубые ошибки могут привести к административному штрафу.

Финансовые и налоговые:

Налоговая инспекция не примет к учету расходы на перевозку (у перевозчика — доходы, у грузовладельца — затраты), если первичный документ (ТН) оформлен с нарушениями.
Если не указана стоимость услуг, плательщик или сроки, это неизбежно приводит к конфликтам между заказчиком и перевозчиком.
Прямые финансовые потери из-за невозможности взыскать ущерб с виновной стороны.

Логистические и операционные:

На складе получателя могут отказаться принимать груз по неверно оформленному документу. Пока ошибки исправляют, машина и водитель простаивают, что ведет к дополнительным издержкам.
Неправильные адреса, телефоны, ФИО получателя приводят к доставке не туда и не тому. На исправление уходят время и деньги.
Конфликты на этапе приемки. Разногласия о количестве мест, весе или состоянии груза, которые не были зафиксированы изначально, решаются долго и болезненно.

Неправильно оформленная накладная подобна мине замедленного действия. Разрешение конфликтных ситуаций, возникших из-за ошибки в документе, в конечном счете может оказаться намного дороже, чем перевозка и сам груз. Поэтому так важно оформлять ТН правильно и полно.